Comunicación efectiva en el trabajo… un arte y un reto

La principal causa de conflictos e infelicidad laboral, tiene que ver con fallas en la comunicación.  Hoy en día la globalización, la rapidez con la que cambia el lenguaje, el reino de los medios electrónicos y redes sociales sobre otras formas de contacto personal, las fallas de interpretación de las diferentes partes, etc. son barreras que vuelven todo un reto el tener una comunicación efectiva.

En 1992, mientras estaba de viaje por Australia, George W. Bush hizo el signo de paz a unos granjeros. Lo que no sabía es que en Australia el signo de paz es el equivalente a “pintar un dedo” para los americanos.  Un desafortunado intento de establecer un contacto positivo. Algo similar ocurre cuando no consideramos las diferencias culturales de las personas que trabajan con nosotros.

Simplemente, un “ahorita” puede interpretarse de muy diferentes maneras dependiendo de la idiosincrasia y el contexto desde el que habla un interlocutor.  Grandes problemas pueden evitarse si se tiene una comunicación efectiva, y ésta puede implementarse haciendo algunos ajustes en nuestra interacción independientemente del canal que se utilice para transmitir un mensaje.

En primer lugar, prefiere siempre una comunicación personal “cara a cara” que por cualquier otra vía.  Será la mejor manera de asegurar la recepción de tu mensaje y confirmar que fue comprendido por el otro.  Si no es posible ver a la persona de forma directa, es preferible hablar por teléfono a mandar un mensaje.  Es increíble que incluso dentro de una misma oficina, se utilizan los correos electrónicos para comunicarse incluso con quien se encuentra físicamente muy cerca. Aunque es una práctica que reduce distracciones y economiza tiempo, si no se hace de manera adecuada, genera confusiones y más pérdida de energía.

Específicamente con el uso de mensajes de texto, es frecuente que se den malos entendidos.  En muchas personas genera ansiedad lo que infieren al leer: si es muy corto, o si aparece como “visto” y no se recibe una respuesta inmediata, puede percibirse como falta de interés o enojo; si, por descuido, no se usaron las palabras adecuadas o si se usó un “emoji” y no otro, puede trastocarse por completo el objetivo de lo comunicado.

Lo anterior ocurre ya que el lenguaje en mensajes escritos siempre será muy limitado: las palabras son solo el 7% de una comunicación completa.  El 38% lo conforma el tono de voz y el 55% la parte gestual, no verbal que pueden cambiar por completo el sentido de un mensaje.

Teniendo en cuenta lo anterior, menciono algunas consideraciones para tener una comunicación efectiva en el ambiente de trabajo, y que podrás practicar también en las relaciones con tus diferentes grupos sociales:

• Una comunicación efectiva es aquella que es clara. Explica con palabras sencillas y de forma directa lo que quieres transmitir.  Entre más rodees el mensaje principal con “paja” será más fácil que se distraiga tu receptor con información que no es relevante.

• Sé preciso en tu mensaje. Si estás solicitando algo, menciona con la mayor exactitud lo que esperas del otro para que no quepa duda de lo que esperas recibir.  Por ejemplo, si le pides “tantito” tiempo, quizá tu idea es una junta de una hora y el otro está asumiendo que serán 15 minutos.

• Ten cuidado en no sobrecomunicar. Dependiendo del tema en cuestión, entre más correos, mensajes, etc. se manden, más fácil es que se sature el interlocutor y se pierda el interés en el tema.  El tiempo es oro y si quieres dar un impacto, menos es más.

• Dirígete de forma adecuada a tu receptor y toma en cuenta el contexto en el que se están desenvolviendo. No es lo mismo dirigirte a un jefe que a un amigo; a un cliente que a un compañero de trabajo; a alguien que es muy sensible que a alguien que es emocionalmente más “frío”.

• Muestra seguridad en tu forma de dirigirte. Pedir disculpas antes de hablar, titubear y otras señales de inseguridad, harán que tu interlocutor no tome en serio tu mensaje.  Habla con convicción y motivarás al otro a aceptar y seguir tus propuestas.

• Busca una conexión empática con el otro. Si puedes colocarte en su lugar, podrás también dirigir mejor tu mensaje y escuchar lo que él tiene que decirte.

• Respira, escucha con atención, haz pausas… El atender al otro y entender su perspectiva, sin interrumpir, ayudará a su vez a que puedas controlar mejor tus emociones y no reacciones de manera impulsiva. Respirar es una buena idea.

• Dirige tus mensajes con respeto hacia el otro. En primer lugar, debe estar la educación y la cordialidad.  El sarcasmo o bromas pesadas son maneras de agredir y no son la forma de acercarte a las personas ni de lograr tus objetivos.

• Expresa el mensaje de manera oportuna.  Requiere sensibilidad y prudencia poder identificar el momento para hacer un comentario o mandar un mensaje determinado.

• Siempre brinda un comentario positivo antes de hacer una solicitud o plantear un desacuerdo. El tener empatía por el otro y notar lo que sí está haciendo bien, te abrirá la puerta para poder presentar una corrección u otro comentario menos agradable.

• Agradece la atención del otro. Reconoce el tiempo y el esfuerzo en la conversación o interacción que hayan tenido; los acuerdos logrados y el aprendizaje que se haya obtenido.

Finalmente, la comunicación efectiva es la que motiva a continuar comunicándose.  Experimentando los resultados en el trabajo y en la satisfacción personal, podrá generarse una espiral positiva no sólo en nuestras vidas sino en toda la organización.

Publicado en la Revista BCM Woman No. 53  Julio/Agosto 2018.